Aprende a organizarte con el Cuadrante de Covey.
Sabemos que en ocasiones mantener el control de nuestras actividades de forma clara y eficiente es complicado, es por eso que en esta ocasión te contaremos sobre un sistema de organización que te puede ayudar mucho, conocido como el Cuadrante de Covey.
Muchas veces solemos creer que, para la organización de las responsabilidades del trabajo o incluso las actividades de nuestra vida diaria es suficiente con enlistar y descartar tareas una vez que son realizadas, pero lo cierto es que no es así de fácil, si buscamos concretar estos objetivos de manera eficiente, debemos plantearnos un sistema que determine cuales son las acciones que tienen mayor prioridad e importancia y de esa forma ejecutarlas de la manera más productiva posible. Es por ello que, el método del Cuadrante de Covey es una de las mejores opciones para este trabajo.
¿Qué es el Cuadrante de Covey?
También conocida como la Matriz de Covey, consiste en un sistema presentado por Stephen Covey en su libro “Los siete hábitos de las personas altamente efectivas” el cual consiste en la clasificación de nuestras tareas cotidianas en un cuadrante dividido en 4 secciones las cuales tienen una escala especifica de prioridad como se presenta a continuación.
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Para conocer de forma clara como funcionan cada uno de los cuadrantes debemos entender que implica cada extremo del mismo.
- Las actividades Urgentes son aquellas que por su naturaleza deben ser ejecutadas lo antes posible o podrían ocasionarnos problemas severos.
- Las actividades Poco Urgentes tienen como característica principal que son necesarias para cumplir con nuestros objetivos, pero no implican un riesgo y para llevarlas a cabo de forma correcta podemos tomarnos el tiempo necesario.
- Las actividades Importantes son aquellas que implican una gran relevancia para nuestros objetivos personales y que son sumamente necesarios para nosotros.
- Las actividades poco importantes implican un nivel de relevancia considerable para otras personas, pero no precisamente para nosotros, esto no quiere decir que no debamos darles su valor o realizarlas en tiempo y forma.
Es importante mencionar que el primer paso para plantear nuestro Cuadrante de Covey es enlistar todas nuestras actividades y posteriormente colocarlas en cada uno de los cuadrantes de acuerdo a su prioridad.
Una vez tenemos la lista de todas nuestras actividades vamos a distribuirlas en los cuadrantes de la matriz de acuerdo a su relevancia y valor, conforme con los siguientes parámetros.
Los cuadrantes de la matriz.
El primer cuadrante contiene las tareas que son importantes y urgentes. Aquí se incluyen las tareas que requieren atención inmediata. Un ejemplo podría ser, en un entorno laboral, atender un cliente que necesite un cambio o una devolución de forma urgente por un error nuestro y que puede implicar un problema como la pérdida del mismo.
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El segundo cuadrante incluye las tareas que son importantes, pero no urgentes. Son aquellas actividades relevantes, necesarias para cumplir tus objetivos generales, pero no requieren atención inmediata. Un ejemplo de esto, desde una perspectiva más personal, podría ser el iniciar algún programa educativo para incrementar tu nivel académico u organizar un programa de alimentación y ejercicio para mejorar tu salud física.
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El tercer cuadrante se refiere a aquellas tareas que son urgentes pero que no precisamente son importantes. Pueden llegar a aparentar que son urgentes e importantes por la relevancia que presentan, pero no son urgentes para ti, más bien son urgentes para otras personas, pero implica tu ayuda. Un ejemplo desde una perspectiva profesional podría ser autorizar actividades, delegar responsabilidades o gestionar procesos.
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Por último, el cuarto cuadrante son aquellas tareas que no son importantes ni urgentes pero que solemos realizarlas por costumbre, sin embargo, no generan ningún beneficio para nosotros ni para otras personas. Un ejemplo desde un punto de vista personal podrían ser actividades con las que perdemos demasiado tiempo y que no resultan en algo productivo. Para este ultimo punto, se menciona que debemos trabajar en eliminar estas actividades y dejar ese cuadrante vacío.
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Recomendaciones.
Como pudiste observar, este sistema de organización es muy sencillo de realizar así como de interpretar, te recomendamos que lo pongas en práctica lo antes posible, con tus actividades cotidianas y las de tu trabajo. Se lo más sincero contigo mismo, determina de manera objetiva que funciona y que no, y busca constantemente ser más productivo.
Por parte del equipo que integra a Grupo SAME te deseamos que tengas una excelente semana y que siempre hagas todo aquello que te gusta.
MF. Jonas A. Riveroll Hernández.