Conociendo el Proceso Administrativo
Siempre que vamos a realizar algún plan, ya sea algo sencillo como salir, hacer la compra o algo más complicado como presentar un proyecto de negocios, directa o indirectamente llevamos a cabo una minuciosa organización del mismo, a esto se le conoce profesionalmente como Proceso Administrativo y en esta ocasión te contaremos un poco más acerca de él.
¿Quién es el responsable?
Henry Fayol, el llamado padre del proceso administrativo fue un ingeniero francés que siempre buscó mejorar la forma de operar de las empresas, visualizaba los problemas de las organizaciones como algo referente de los niveles gerenciales, por lo tanto, priorizaba ajustar la forma de pensar y dirigir. Considerado también como el precursor principal de la administración moderna, propuso el modelo de organización que hasta el día de hoy es el mayor referente entre las instituciones, el proceso administrativo.
¿Qué es el proceso administrativo?
El proceso administrativo es un flujo constante de acciones o situaciones relacionadas entre sí mismas que buscan optimizar y aprovechar al máximo los recursos de una empresa, estas se desarrollan entre las etapas de la planeación, organización, dirección y control.
A pesar de que al día de hoy las empresas adoptan este modelo a sus necesidades y capacidades, la esencia del proceso es el mismo, incluso no solo aplicado en áreas administrativas, sino en diversos sectores profesionales, esto se debe a que la estructura es sencilla e intuitiva.
Distribución de las etapas
Podemos decir que el modelo se divide en dos grandes grupos, el mecánico y el dinámico, en los que se distribuyen las etapas que integran el proceso, las cuales son: la planeación, la organización, la dirección y el control.
La fase mecánica busca determinar el porqué del proyecto y establece la estructura del mismo al plantear que es lo que se llevará a cabo, quién hará cada cosa y con qué recursos se realizará, comprende a las etapas de la planeación y la organización.
Por su parte, la fase dinámica se encarga de llevar a cabo las actividades anteriormente planteadas, ejecutando las estrategias y evaluando su efectividad, comprende las etapas de la dirección y el control.
Etapas del proceso administrativo.
Planeación.
La primera estación, la planeación, es una de las etapas más importantes del proceso, ya que determina la esencia del proyecto. En este punto se determinará que es lo que queremos llevar a cabo, especificando el objetivo principal, los lugares, el tiempo, las personas, etc. Esto se puede hacer más sencillo si utilizamos algunas preguntas como.
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¿Qué queremos conseguir?
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¿Qué tenemos que hacer para alcanzar nuestro objetivo?
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¿Quién se va a encargar de cada parte del proceso para conseguir la meta?
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¿Cuándo y en qué plazos se va a realizar cada acción?
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¿Qué recursos necesitamos?
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¿Dónde podemos conseguir los recursos?
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¿Cuál es el coste de dichos recursos?
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¿Qué tipo de contratiempos podemos tener y cómo vamos a solucionarlos si surgen?
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¿Qué hacemos ante un contratiempo que no habíamos previsto?
Organización.
Esta segunda etapa consiste en la determinación de las responsabilidades de las acciones planeadas anteriormente, designando las operaciones por cada área, el equipo de trabajo para cada una de estas, los recursos disponibles, el tiempo de ejecución y los lugares, estableciendo las rutas de acción de todo el entorno de trabajo. De igual forma podemos apoyarnos respondiendo las siguientes preguntas.
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¿En qué orden vamos a encargarnos de las tareas?
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¿Quién se va a encargar de cada tarea?
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¿Vamos a realizar las tareas de forma conjunta o cada uno se va a encargar de una cosa?
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A la hora de tomar decisiones, ¿Las tomaremos de forma democrática?
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¿La jerarquía será horizontal o vertical?
Dirección.
La dirección es la primera etapa de la fase dinámica y consiste en la ejecución de todo lo planeado y organizado anteriormente, se trata de llevar a cabo el proyecto y realizar las actividades y estrategias previstas.
Al contrario de lo que muchas personas piensan, la dirección de un proyecto no tiene por qué estar a cargo de una sola persona, también puede llegar a ser gestionado por un grupo directivo, sobre todo cuando estos son grandes. No obstante, la dirección se encarga de supervisar, apoyar, intervenir, respaldar y/o motivar el trabajo que se está ejecutando.
Control.
El control, como última etapa concretamente se define como el seguimiento de resultados y su medición a través de métricas confiables. De modo que, en función de las métricas establecidas, la organización tratará de realizar un seguimiento en las actividades para comprobar si se sigue el plan previsto.
En muchas ocasiones, tanto las personas como las organizaciones omiten este paso, sin embargo, es importante conocer de forma clara, objetiva y sincera los resultados de nuestro proyecto a través de un feed-back, esto con el fin de poder ejecutar en un futuro mejores resultados en nuestros proyectos.
Ahora que conoces lo que es el proceso administrativo te recomendamos ampliamente ponerlo en práctica, puedes iniciar con proyectos pequeños, como algunas actividades en casa y posteriormente ajustándose a situaciones más complejas, de igual forma, si conoces a alguien que esta información pueda serle de ayuda, no dudes en compartirla.
De parte de todo el equipo que integra a Grupo SAME, deseamos que tengas una excelente semana y que siempre hagas todo aquello que te apasiona :D
MF. Jonas A. Riveroll Hernández.