Principales documentos administrativos para incluir en tu organización.
Si eres parte del equipo administrativo de una organización o emprendiste un negocio y tu equipo de trabajo empieza a crecer, te recomendamos implementar estos documentos básicos en las actividades administrativas que se llevan a cabo diariamente.
Una vez que nuestra empresa comienza a tomar un rumbo más sólido y formamos un equipo de trabajo más consistente, es necesario adaptar ciertas acciones y operaciones dentro de nuestras actividades diarias para mantener un control y organización eficiente, es por eso, que una de las herramientas que nos ayudan a conseguir esto, es la introducción de documentos administrativos.
El entorno administrativo está principalmente caracterizado por la fundamentación de las actividades a través de documentación específica.
Estos son documentos que nos permiten validar, controlar, justificar, identificar, asegurar, monitorear e implementar acciones dentro de las actividades operativas de la empresa, quedando un registro de las mismas y la evidencia de que se llevaron a cabo.
Este tipo de documentos suelen estar sustentados por la autoridad que obtiene una persona a raíz de las facultades que adquiere por un puesto en su trabajo y las acciones o consecuencias que tengan dichos archivos son su responsabilidad.
Estas herramientas tienen dos funciones principales:
Por una parte, la función de constancia se refiere a generar un soporte material que garantice la existencia y veracidad de los documentos,
Por otra parte, la función de comunicación consiste en servir como medio de difusión de datos, información o acciones que se deben llevar a cabo, estas pueden aplicar de forma interna o externa a una organización.
Podemos clasificar los tipos de documentos de acuerdo a sus alcances, como por ejemplo:
· Documentos externos.
o Contratos de servicios para clientes o proveedores
o Contratos de confidencialidad para clientes o proveedores.
o Convenios colaborativos.
o Cartas de recomendación.
o Constancias de trabajo.
o Certificaciones.
· Documentos internos
o Contratos de servicio con colaboradores.
o Contratos de confidencialidad con colaboradores.
o Fichas de perfil de colaborador.
o Requisiciones.
o Recibos de nómina.
o Constancias de aceptación, reportes y liberación de prácticas profesionales.
o Solicitudes de vacaciones.
o Minutas.
o Memorándums.
o Circulantes.
o Reportes.
o Actas administrativas.
o Carta de renuncia voluntaria.
o Carta de despido justificado.
o Formatos de finiquito o liquidación.
Recordando que los documentos siempre deben llevar el logo y datos distintivos de la organización para darle un mayor soporte y valor.
Esperamos que esta información haya sido de tu agrado y te pueda ayudar, te recomendamos, como cada semana, que pongas en práctica todo aquello de lo que hablamos, y si conoces a alguien que le puede ser de ayuda, no dudes en compartírselo.
De parte de todo el equipo que integra al Equipo de SAME, deseamos que tengas una excelente semana y que siempre hagas todo aquello que te apasiona :D
MF. Jonas A. Riveroll Hernández.